Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Bernd Hammersen, Hammersen Hausverwaltung, Breitscheidstr. 33, 06886 Lutherstadt Wittenberg, bernd@finas.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Plattform dient dem Austausch von Unterlagen zwischen dem Verantwortlichen und ausdrücklich eingeladenen Personen (Mietverhältnis, Handwerksleistungen, steuerliche Beratung). Verarbeitet wird zur Erfüllung und Durchführung dieser Verträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten wie der steuerlichen Aufbewahrung (lit. c) sowie zur Absicherung des Betriebs auf Grundlage des berechtigten Interesses an einem sicheren System (lit. f).

Welche Daten verarbeitet werden

• Konto: Name bzw. Bezeichnung und E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, ihr Status und die ihr freigegebenen Ordner.
• Anmeldung: öffentliche Schlüssel der Passkeys und Sitzungsdaten. Passwörter werden nicht verwendet.
• Dateien: alle hochgeladenen Inhalte samt Dateiname, Größe, Zeitpunkt und Urheber — einschließlich ihrer Vorversionen.
• Aktivitätsprotokoll: wer wann eine Datei hochgeladen, heruntergeladen, umbenannt, verschoben oder gelöscht hat.
• Sicherheitsprotokoll: Anmeldeversuche mit IP-Adresse und Zeitstempel zur Abwehr von Angriffen.

Virenprüfung

Jede hochgeladene Datei wird vor der Ablage automatisiert auf Schadsoftware geprüft (ClamAV). Die Prüfung läuft ausschließlich auf dem eigenen Server; es werden keine Inhalte an Dritte übermittelt. Bei einem Befund wird die Datei gesperrt und der Verantwortliche benachrichtigt.

Speicherdauer

Dateien bleiben gespeichert, solange sie für den Zweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Gelöschtes wandert zunächst in den Papierkorb und wird nach 90 Tagen endgültig entfernt. Das Aktivitätsprotokoll wird 36 Monate aufbewahrt, Anmeldeversuche mit IP-Adresse 30 Tage. Sicherungskopien werden nach einer Staffel von 14 Tagen und Monatsständen überschrieben.

Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies gesetzt: das Sitzungs-Cookie der Anmeldung und — beim Abruf eines passwortgeschützten Freigabe-Links — ein kurzlebiger Nachweis der Passworteingabe. Es findet keine Analyse, keine Werbung und kein Tracking statt; eine Einwilligung ist deshalb nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Empfänger und Hosting

Die Plattform läuft auf einem Server des Verantwortlichen in Deutschland. Es findet keine Auftragsverarbeitung durch einen Hosting-Dienstleister und keine Übermittlung in Drittländer statt. Für den Versand von Einladungen wird ein E-Mail-Dienst des Domain-Anbieters genutzt; dabei werden Name und E-Mail-Adresse der eingeladenen Person übermittelt.

Datensicherheit

Der Zugang erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS) und passwortlos über Passkeys. Die Datenträger des Servers und die Sicherungsplatten sind vollständig verschlüsselt. Jede Person sieht ausschließlich die ihr freigegebenen Ordner; alles Übrige existiert für sie technisch nicht.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu; zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt.